META ARCHIVDEPOT GMBH

Das externe Aktenarchiv beim Profi aum schaffen für den Erfolg: Ist die Akte falsch abgelegt oder liegt sie noch bei einem anderen Mitarbeiter? Aktenlagerung ohne Ordnung und Struktur kann schnell zu heillosem Durcheinander führen. Und wie lang reicht die Kapazität für die Lagerung noch aus? Sind die Unterlagen überhaupt vor Feuer, Wasser und Diebstahl gesichert? Wer bei Fragen wie diesen ins Schlingern gerät, ist bei der Gehring Group an der richtigen Adresse. Das Angebot reicht dort von Beratung und Hilfestellung bis hin zur Komplettlösung im externen Aktenarchiv. Und das stets individuell auf den Einzelfall und den gewünschten Anteil an Eigenleistung zugeschnitten.

Inhouse Dokumente aufbewahren ‒ mit Beratung vom Profi Die eigene Dokumentenaufbewahrung im Archiv mit System auf Vordermann bringen? Kein Problem: Die erfahrenen Mitarbeiter der Gehring Group helfen gern weiter. Dabei bringen sie ihre weitreichenden Erfahrungen aus der externen Archivierung ein. Jederzeit können auch Teilbereiche der anfallenden Aufgaben an die Gehring Group ausgelagert werden.

Dokumente Digitalisieren lassen vom Profi Die Digitalisierung erfordert weit mehr, als etwas auf den Scanner zu legen und den Knopf zu drücken. Die Tücke liegt im Detail etwa angesichts verschiedenster Arten von Quelldokumenten und zu verrichtender Vorarbeiten. Wichtig sind auch entsprechende Kompressionsverfahren, um die Dateien möglichst klein zu halten. Und nicht zuletzt entscheidet die Indexierung über das effiziente Weiterverarbeiten in IT-Systemen. Mit Rat und Tat hilft die Gehring Group bei der Digitalisierung weiter, wahlweise im Scan-Center oder auch vor Ort beim Kunden.

Fachgerechtes Entsorgen von Akten Vertrauliche Daten bleiben auch dann vertraulich, wenn sie nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Umso schlimmer, wenn längst vergessene Dokumente dann doch irgendwo wieder auftauchen ‒ auf Papier oder jedwedem Datenträger. Damit genau dies nicht passiert, sorgt die Gehring Group für eine professionelle Aktenvernichtung.

Hybride Archive verbinden die Vorteile beider Welten im Archivwesen Physisches Aktenlager oder Digitalisierung? Manche Akten benötigt man oft und möglichst schnell. Sie sollten daher eher digital vorliegen. Andere wiederum werden viel seltener gebraucht, für sie würde sich eine Digitalisierung nicht lohnen. Solche Unterschiede löst das hybride Archiv, indem es die Vorteile beider Welten verbindet. Die Gehring Group hilft gern dabei, den individuell passenden Weg fürs hybride Archiv zu finden. So macht man die tägliche Arbeit effizienter und spart dabei Geld für Lagerraum.

ArchiCapture® ist der leistungsfähige Scan-Client für Profis. Die Scansoftware wurde zur professionellen Anwendung im gewerblichen Bereich entwickelt und bietet zahlreiche individuelle Skalierungsmöglichkeiten. ArchiCapture® kann im Zusammenspiel mit allen gängigen professionellen Scannern genutzt werden, insbesondere auch mit Einzugs-, Buch- und Zeichnungs-Scannern. Dabei sind keine besonders hohen Anforderungen an die eingesetzte Hardware gegeben, die Kunden können aktuelle PC und Scanner der Büroklasse einsetzen.

Das von der Gehring Group seit 1995 selbstentwickelte Aktenverwaltungsprogramm ArchiStore® steht für lückenlose Dokumentation nebst Verwaltung der Dokumente im Archiv. Alle Vorgänge werden auf der Basis von Barcode-Technologie bis ins kleinste Detail hinein protokolliert. Die mandantenfähige Lösung bietet den Unternehmen zudem umfangreiche Reporting- sowie Importfunktionen für verschiedene Formate.

Vorteile sichern durch Umstellung auf elektronische Information Die gelbe Post wird weniger, denn immer öfter verschicken Geschäftspartner lieber eine Mail. Das eröffnet hohe Effizienzpotenziale gerade im Hinblick auf eine digitale Poststelle als Drehkreuz der Kommunikation. Weil aber nach wie vor auch viel Papier im Posteingang landet, sollte unbedingt eine digitale Archivierung der Eingangspost vorgeschaltet werden, um nicht verschiedene Medien einzusetzen. Der Post Scan Service der Gehring Group bietet hierbei wertvolle Hilfe ‒ zeitnah und regelmäßig.

ArchiPharm® für die Pharmaindustrie verbindet die weitreichende Funktionalität der Archivverwaltungs-Software ArchiStore® mit den Spezifika und daraus erwachsenden Herausforderungen der Branche. Das beginnt bereits beim strukturellen Aufbau. So ist ArchiPharm® produktorientierter als das mandantenorientierte ArchiStore®, bietet aber dennoch die nützlichen Basisfunktionalitäten einer Archivverwaltung, um Herstellern, Händlern und Dienstleistern den Umgang mit den archivierten Unterlagen zu erleichtern. Gleichzeitig können sie darauf vertrauen, dass die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen ihres Tätigkeitsfelds berücksichtigt sind und auch künftige in die Prozesse eingebettet werden.

Digitales sicher aufbewahrt und schnell bereitgestellt. Die Datenträger sind so schutzwürdig wie die darauf enthaltenen meist riesigen Mengen an Daten. Daher sind CDs und DVDs, Festplatten, Magnetbänder, Tapes, Mikrofilme und -fiches bei ihrer Archivierung durchgängig vor Datenklau, Feuer- und Wasserschäden zu schützen. Gleichzeitig müssen berechtigte Personen bei Bedarf schnellen und dokumentierten Zugriff erhalten. Die Gehring Group hat die passenden Lösungen zur Datenträgerarchivierung parat.