Aktenvernichtung

Hybride Archive verbinden die Vorteile beider Welten im Archivwesen Physisches Aktenlager oder Digitalisierung? Manche Akten benötigt man oft und möglichst schnell. Sie sollten daher eher digital vorliegen. Andere wiederum werden viel seltener gebraucht, für sie würde sich eine Digitalisierung nicht lohnen. Solche Unterschiede löst das hybride Archiv, indem es die Vorteile beider Welten verbindet. Die Gehring Group hilft gern dabei, den individuell passenden Weg fürs hybride Archiv zu finden. So macht man die tägliche Arbeit effizienter und spart dabei Geld für Lagerraum.

Dokumente Digitalisieren lassen vom Profi Die Digitalisierung erfordert weit mehr, als etwas auf den Scanner zu legen und den Knopf zu drücken. Die Tücke liegt im Detail etwa angesichts verschiedenster Arten von Quelldokumenten und zu verrichtender Vorarbeiten. Wichtig sind auch entsprechende Kompressionsverfahren, um die Dateien möglichst klein zu halten. Und nicht zuletzt entscheidet die Indexierung über das effiziente Weiterverarbeiten in IT-Systemen. Mit Rat und Tat hilft die Gehring Group bei der Digitalisierung weiter, wahlweise im Scan-Center oder auch vor Ort beim Kunden.

ArchiPharm® für die Pharmaindustrie verbindet die weitreichende Funktionalität der Archivverwaltungs-Software ArchiStore® mit den Spezifika und daraus erwachsenden Herausforderungen der Branche. Das beginnt bereits beim strukturellen Aufbau. So ist ArchiPharm® produktorientierter als das mandantenorientierte ArchiStore®, bietet aber dennoch die nützlichen Basisfunktionalitäten einer Archivverwaltung, um Herstellern, Händlern und Dienstleistern den Umgang mit den archivierten Unterlagen zu erleichtern. Gleichzeitig können sie darauf vertrauen, dass die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen ihres Tätigkeitsfelds berücksichtigt sind und auch künftige in die Prozesse eingebettet werden.

Vorteile sichern durch Umstellung auf elektronische Information Die gelbe Post wird weniger, denn immer öfter verschicken Geschäftspartner lieber eine Mail. Das eröffnet hohe Effizienzpotenziale gerade im Hinblick auf eine digitale Poststelle als Drehkreuz der Kommunikation. Weil aber nach wie vor auch viel Papier im Posteingang landet, sollte unbedingt eine digitale Archivierung der Eingangspost vorgeschaltet werden, um nicht verschiedene Medien einzusetzen. Der Post Scan Service der Gehring Group bietet hierbei wertvolle Hilfe ‒ zeitnah und regelmäßig.